01Parties et champ d’application
Le présent accord est conclu entre le client (le responsable du traitement) et Truvio (le sous-traitant). Il s’applique aux données à caractère personnel que le client saisit dans Truvio ou fait collecter par Truvio, et fait partie intégrante des Conditions d’utilisation. Il s’applique automatiquement tant que le client utilise Truvio, sans qu’une signature distincte soit nécessaire.
02Objet du traitement
- Finalité. La fourniture de Truvio au client, qui comprend la planification et l’exécution des transports, les positions de la flotte, les documents, l’application conducteur, la facturation et l’assistance.
- Durée. Tant que le client utilise Truvio, puis jusqu’à la suppression ou la restitution des données.
- Personnes concernées. Les utilisateurs et conducteurs du client, les propres clients du client, ses sous-traitants de transport et leurs interlocuteurs, ainsi que les personnes mentionnées sur les documents de transport ou qui les signent.
- Catégories de données. Noms et coordonnées; permis de conduire, qualifications, numéros de cartes et leurs dates d’expiration; positions des véhicules et temps de conduite; numérisations et photos de documents, y compris les signatures; messages entre l’exploitation et les conducteurs; données de facturation.
03Nos obligations
- Instructions. Nous ne traitons les données que sur instruction documentée du client, à savoir le présent accord et l’utilisation que le client fait de Truvio, sauf si la loi en dispose autrement, auquel cas nous en informons préalablement le client lorsque la loi le permet.
- Confidentialité. Toute personne ayant accès aux données est tenue d’en préserver la confidentialité.
- Sécurité. Nous appliquons les mesures décrites dans la section consacrée à la sécurité ci-dessous, et les tenons à jour.
- Demandes des personnes concernées. Nous aidons le client à répondre aux personnes qui exercent leurs droits en matière de protection des données, principalement au moyen des fonctionnalités de Truvio elles-mêmes.
- Violations. Nous informons le client dans les meilleurs délais, et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance, de toute violation de données à caractère personnel affectant ses données, en indiquant ce que nous savons et les mesures que nous prenons.
- Analyses d’impact. Nous aidons le client dans la réalisation d’analyses d’impact relatives à la protection des données et dans les consultations des autorités, lorsqu’elles concernent Truvio.
- Preuves de conformité. Nous mettons à disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent accord et permettons les audits du client ou de son auditeur moyennant un préavis raisonnable, au maximum une fois par an, sauf si une violation justifie davantage.
04Sous-traitants ultérieurs
Le client nous autorise à faire appel aux sous-traitants ultérieurs énumérés dans notre Politique de confidentialité. Chacun d’eux est lié par un contrat écrit comportant des obligations de protection des données au moins équivalentes à celles-ci, et nous en demeurons responsables.
Nous informons le client au moins 30 jours avant d’ajouter ou de remplacer un sous-traitant ultérieur. Le client peut s’y opposer pour des motifs raisonnables liés à la protection des données. Si nous ne pouvons pas répondre à son objection, le client peut mettre fin à la partie du service concernée.
05Transferts hors d’Europe
Lorsqu’un sous-traitant ultérieur traite des données hors de l’Espace économique européen, le transfert est encadré par le cadre de protection des données UE-États-Unis lorsque le sous-traitant ultérieur est certifié à ce titre et, à défaut, par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.
06Mesures de sécurité
- Chiffrement de toutes les données en transit.
- Chiffrement des identifiants stockés des services connectés.
- Mots de passe stockés uniquement sous forme de hachages irréversibles, et clé de renouvellement de la connexion remplacée à chaque utilisation et révoquée à la déconnexion.
- Accès fondé sur les rôles au sein de chaque compte client, et historique des modifications qui y sont effectuées.
- Données de chaque client séparées de celles de tous les autres clients.
- Accès aux systèmes de production limité au personnel qui en a besoin.
07À la fin du service
Avant la clôture du compte, le client peut exporter ses données. Après la clôture, nous supprimons les données à caractère personnel du client dans un délai de 90 jours, sauf si la loi nous impose d’en conserver une partie, que nous ne conservons alors qu’à cette fin.
08Responsabilité et priorité
La responsabilité au titre du présent accord est régie par les Conditions d’utilisation. En cas de divergence entre le présent accord et les Conditions en matière de protection des données à caractère personnel, le présent accord prévaut.
09Un exemplaire signé
Si votre entreprise a besoin d’un exemplaire signé du présent accord pour ses archives, contactez-nous par écrit et nous vous enverrons un exemplaire à signer.